Với những tính năng tiên tiến và khả năng tích hợp linh hoạt, tổng đài điện thoại đám mây đang trở thành một trong những giải pháp phổ biến được hàng triệu doanh nghiệp tin dùng.
Tuy nhiên, bản chất thật sự của tổng đài điện thoại đám mây là gì? Có thực sự tiết kiệm chi phí như quảng cáo? Và liệu chúng ta có đang thần thánh hóa nó quá mức hay không? Trong bài viết này, MMDIGITAL sẽ mang đến cho bạn câu trả lời.
Nội dung chính:
1. Tổng đài điện thoại đám mây là gì?
Tổng đài điện thoại đám mây là hệ thống điện thoại VoIP (voice over internet protocol) có thể truy cập qua mạng IP dựa trên đám mây. Nó được phân phối hoàn toàn qua Internet, cắt giảm các khoản cước và chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông.
Hiểu một cách đơn giản, tổng đài điện thoại đám mây là hệ thống điện thoại được kết nối qua Internet để kinh doanh và giao tiếp trong doanh nghiệp. Các cuộc gọi được thực hiện từ tổng đài điện thoại đám mây chuyển tiếp qua mạng internet thay vì thông qua các đường dây điện thoại truyền thống.
Ngoài ra, tổng đài điện thoại đám mây còn được biết đến với một số tên gọi khác như tổng đài đám mây, tổng đài ảo, tổng đài cloud, v.v.
2. Tổng đài điện thoại đám mây hoạt động như thế nào?
Tổng đài điện thoại đám mây được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài, điển hình như 3CX.
Để hoạt động, các cuộc gọi được kết nối thông qua một trình điều khiển điện thoại trên một máy tính hoặc thiết bị di động. Sau đó, chúng được chuyển tiếp qua mạng Internet đến đầu cuối khác, chẳng hạn như điện thoại di động hoặc máy tính.
Tổng đài điện thoại đám mây cho phép kết nối từ bất kỳ đâu, với điều kiện phải có kết nối mạng.
3. Lợi ích của tổng đài điện thoại đám mây
Các ngành công nghiệp trên toàn thế giới đã và đang đứng trước ngưỡng cửa chuyển đổi số để tham gia vào một kỷ nguyên kinh doanh mới. Trong đó, hàng triệu doanh nghiệp đã nhanh chóng nắm bắt sức mạnh của công nghệ, trong đó có tổng đài điện thoại đám mây, để đưa doanh nghiệp đi lên.
Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chuyển đổi sang tổng đài điện thoại đám mây vì những lý do sau đây.
3.1 Tiết kiệm chi phí
Bạn đã nghe nhiều đến việc tổng đài điện thoại đám mây tiết kiệm đến 60% chi phí so với việc lắp đặt tổng đài cố định? Đúng, thông tin này là hoàn toàn có cơ sở.
Nhắc đến lợi ích của tổng đài điện thoại đám mây, không thể không đề cập đến tiết kiệm chi phí.
Với điện thoại đám mây, doanh nghiệp không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng đắt tiền, gói cước hàng tháng với các nhà mạng và cả các chi phí khác liên quan đến vận hành, bảo trì thiết bị. Thay vào đó, các cuộc gọi giờ đây đều được kết nối thông qua mạng Internet.
Ngoài ra, các chi phí liên quan đến việc cài đặt, cấu hình và bảo trì tổng đài điện thoại đám mây cũng thấp hơn đáng kể so với tổng đài điện thoại truyền thống.
Hơn hết, hệ thống điện thoại đám mây còn luôn sẵn sàng phát triển cùng doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, bạn chỉ cần mua thêm giấy phép để tăng công suất cho hệ thống.
3.2 Truy cập mọi lúc mọi nơi
Chỉ cần có kết nối mạng, người dùng tổng đài điện thoại đám mây có thể tương tác với khách hàng từ bất kỳ đâu. Điều này giúp mọi nhân viên trong doanh nghiệp kết nối với khách hàng từ mọi nơi, chẳng hạn như trụ sở chính, văn phòng chi nhánh, khi đi công tác, khi làm việc tại nhà (WFH), v.v.
Bên cạnh đó, không chỉ có thể kết nối với khách hàng qua điện thoại, tổng đài điện thoại đám mây còn cho phép tạo và nhận cuộc gọi ngay trên máy tính để bàn, laptop và tablet.
3.3 Khả năng quản lý cuộc gọi cao
Tổng đài điện thoại đám mây cung cấp nhiều tính năng phong phú giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tăng khả năng quản lý cho doanh nghiệp.
Nổi bật với những tính năng phổ biến như ghi âm cuộc gọi, phát lại cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, đặt lịch hẹn gọi lại, gọi thoại đa kênh, v.v. Danh sách tính năng cụ thể thường phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn.
Song song với đó, vì lịch sử cuộc gọi được đồng bộ lên các dịch vụ đám mây nên doanh nghiệp còn có thể truy vấn lại lịch sử cuộc gọi của nhân viên. Từ đó đưa ra các phương án nhằm cải thiện chất lượng phục vụ khi cần.
3.4 Khả năng tích hợp dễ dàng
Khả năng tích hợp các ứng dụng khác lên tổng đài là điều mà nhiều hệ thống tổng đài cố định theo đuổi trong nhiều năm qua nhưng chưa thể hiện thực hóa.
Với tổng đài điện thoại đám mây, doanh nghiệp của bạn dễ dàng tích hợp các ứng dụng như email, tin nhắn, ứng dụng quản lý khách hàng, kịch bản cuộc gọi,… Điều này giúp tăng tính hiệu quả của mỗi cuộc gọi và tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Tương tự với danh sách tính năng, khả năng tích hợp ứng dụng vào tổng đài đám mây phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ với tổng đài điện thoại đám mây MMCLOUD Fone, doanh nghiệp sẽ được tích hợp email, tin nhắn, Zoho CRM, Zalo OA/Zalo Cloud Connect, Microsoft 365, Microsoft Teams, v.v.
3.5 Tính năng bảo mật vượt trội
Các cuộc gọi trên tổng đài điện thoại đám mây đều được mã hóa bởi các công nghệ hiện đại, được update thường xuyên. Điều này giúp bảo vệ mọi thông tin của khách hàng và doanh nghiệp.
Bạn cũng không cần lắng về sự cố hỏng hóc thiết bị phần cứng hoặc thời gian bảo trì dài ngày như một số hệ thống tổng đài cố định. Bất kỳ sự cố nào liên quan đến phần mềm hoặc hạ tầng của hệ thống đều được giải quyết nhanh và hiệu quả bởi các nhà cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, vì mọi dữ liệu được sao lưu và đồng bộ trên đám mây nên doanh nghiệp cũng có thể tiến hành sao lưu và khôi phục bất kỳ lúc nào. Cách làm này giúp giảm thiểu mọi rủi ro liên quan đến mất dữ liệu.
4. So sánh tổng đài điện thoại đám mây và tổng đài cố định
Như đã đề cập ở trên, tổng đài điện thoại đám mây chiếm lợi thế hơn tổng đài cố định khi xét đến chi phí đầu tư ban đầu và khả năng khôi phục dữ liệu. Ngoài ra, tổng đài điện thoại đám mây và tổng đài cố định còn có nhiều điểm chênh lệch khác. Xem chi tiết trong bảng so sánh bên dưới.
| Tổng đài điện thoại đám mây | Tổng đài cố định |
| Có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi | Chỉ có thể dùng khi ở văn phòng |
| Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu | Tốn nhiều chi phí đầu tư cho phần cứng ban đầu |
| Dữ liệu được đồng bộ lên đám mây, có thể khôi phục bất kỳ lúc nào | Rủi ro mất dữ liệu do lưu trữ trên phần cứng |
| Dễ tích hợp các ứng dụng khác | Không thể tích hợp thêm ứng dụng |
| Dễ dàng mở rộng | Cần đầu tư thêm chi phí phần cứng khi mở rộng |
| Không phụ thuộc vào nhà mạng | Phụ thuộc vào nhà mạng |
| Không phụ thuộc vào phần cứng | Cần bảo trì, bảo dưỡng thiết bị phần cứng |
| Sử dụng được trên điện thoại, PC, laptop, tablet | Sử dụng được trên điện thoại |
| Cần kết nối Internet | Không cần kết nối Internet |
5. Tổng quan về giải pháp tổng đài điện thoại đám mây MMCLOUD Fone
MMCLOUD Fone là giải pháp tổng đài điện thoại đám mây được phát triển bởi MMGROUP – Đối tác công nghệ của Microsoft, Google và Zoho.
Không chỉ cung cấp đầy đủ các tính năng mà một hệ thống tổng đài điện thoại đám mây cần có, MMCLOUD Fone còn tích hợp thêm hệ thống CRM. Một số ưu điểm đặc trưng của CRM tích hợp gồm cho phép quản lý thông tin khách hàng, các hoạt động bán hàng tiếp thị, cung cấp các báo cáo nhờ sức mạnh của các công cụ phân tích và trợ lý ảo AI, v.v.
Cụ thể, MMCLOUD Fone hoạt động dựa trên hai nền tảng công nghệ cốt lõi là 3CX và Zoho CRM Plus. Trong đó, 3CX là hệ thống tổng đài điện thoại IP cho doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Zoho CRM Plus là giải pháp quản lý mối quan hệ khách hàng hợp nhất được phát triển bởi Zoho Corporation.
>> Xem thêm: MMCLOUD Fone là gì? Sự thay thế tiện ích cho tổng đài điện thoại truyền thống
Kết
Trên đây là định nghĩa cơ bản về tổng đài điện thoại đám mây là gì và những lợi ích tuyệt vời của nó đối với doanh nghiệp. Khi bạn còn chần chừ, hàng triệu doanh nghiệp khác đã sẵn sàng “giã từ” hệ thống tổng đài cố định để chuyển sang tổng đài điện thoại đám mây và thành công.
Nếu bạn đã sẵn sàng chuyển đổi, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về chi phí, tính năng và mọi thông tin liên quan của tổng đài điện thoại đám mây MMCLOUD Fone!
