Để tìm được một phần mềm quản lý kinh doanh và tài chính hiệu quả có lẽ là trách nhiệm khó khăn của nhiều chủ doanh nghiệp. Một số phần mềm quá phức tạp. Một số lại quá đắt. Một số khác không đủ tính năng cho các nhu cầu quản lý ngày càng cao.
Có lẽ hiểu thấu được những khó khăn trên, Zoho Books đã ra đời để đáp ứng mọi yêu cầu trên một cách thông minh nhất: đơn giản để sử dụng, giá cá hợp lý đi kèm bộ tính năng siêu khủng!
Zoho Books có thể linh hoạt để phù hợp với bất kỳ nhu cầu nào, bất kể quy mô doanh nghiệp.
Sau nhiều nghiên cứu và thử nghiệm, chúng tôi tin rằng Zoho Books chính là phần mềm quản lý kinh doanh và quản lý tài chính đáng sử dụng nhất hiện nay.
Giới thiệu nhanh Zoho Books:
Nội dung chính:
1. Zoho Books là gì?
Zoho Books là phần mềm quản lý bán hàng, quản lý tài chính và phân tích kinh doanh thông minh, có thể sử dụng trên đa thiết bị.
Zoho Books liên kết bộ phận bán hàng và kế toán liền mạch. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng nằm được báo cáo về hiệu quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, thu chi hàng tháng ngay trên Zoho Books.
Zoho Books có thể tự động hóa hầu hết các quy trình, giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhàm chán. Zoho Books giúp tổ chức quản lý tài chính thông minh hơn, thuận lợi hơn và chuyên nghiệp hơn.
Zoho Books khá đơn giản để sử dụng. Nó có thể giúp đội ngũ của bạn, đặc biệt là người quản lý, có thể đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh dựa trên dữ liệu.
2. Ưu điểm và nhược điểm của Zoho Books
Chúng tôi dành nhiều lời khen ngợi cho sự ấn tượng mà Zoho Books mang lại cho doanh nghiệp. Cụ thể:
Về ưu điểm:
- Thiết kế thông minh, hiện đại và trực quan ai cũng có thể sử dụng ngay
- Khả năng tự động hóa cao, loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
- Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất, cung cấp một loạt các chức năng hữu ích trong tài chính và bán hàng, thế nên nó giải quyết hầu như mọi nhu cầu của các doanh nghiệp hiện tại
- Khả năng tích hợp mạnh mẽ, quản lý bán hàng và kế toán ở một nơi duy nhất
- Giá cả hợp lý, ai cũng có thể mua được
- Các số liệu thực tế được cập nhật theo thời gian thực, người quản lý chỉ cần truy xuất, xem và đánh giá nhanh
Một số hạn chế của Zoho Books:
- Quản trị viên cần có kiến thức cơ bản về kế toán và tài chính để cấp quyền cho người dùng phù hợp
- Trong tâm thuế của Zoho Books là thuế bán hàng
2. Zoho Books dành cho ai?
Mọi doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có thể hưởng nhiều lợi ích từ Zoho Books.
Zoho Books chia thành nhiều phiên bản bao gồm các tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Tổ chức của bạn có thể tìm được phiên bản phù hợp nhất với nhu cầu hiện tại để tối ưu chi phí nhất.
Xét trong tổ chức, Zoho Books giữ đội bán hàng, đội kế toán và lãnh đạo trong một quy trình chuyên nghiệp.
- Với đội bán hàng: Mọi người có thể tạo báo giá, quản lý đơn hàng mua – bán, theo dõi hóa đơn, theo dõi công nợ
- Với đội kế toán: Theo dõi và quản lý thu chi, hóa đơn và công nợ với đội kinh doanh, báo cáo tài chính và chứng từ khác.
- Với nhà quản lý: Nhận báo cáo tổng quan và xác thực về doanh thu, lợi nhuận… từ các hoạt động của đội bán hàng và kế toán. Phân tích kinh doanh dựa trên dữ liệu.
>> Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên dùng Zoho Books
3. Các tính năng nổi bật của Zoho Books
Zoho Books cung cấp nhiều tính năng ấn tượng cho các hoạt động bán hàng, kế toán và báo cáo.
| Tự động hóa quy trình làm việc | Khả năng tự động hóa cao, loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như tạo báo giá, gửi hóa đơn, nhắc thanh toán… |
| Tạo báo giá | Zoho Books có sẵn các mẫu báo giá có thể tùy chỉnh, bạn cũng có thể tạo mẫu và áp dụng hàng loạt cho các báo giá về sau dễ dàng. |
| Lập và theo dõi hóa đơn | Zoho Books cung cấp một số công cụ lập hóa đơn dễ sử dụng nhất mà chúng tôi từng biết. |
| Quản lý mọi nhiệm vụ bằng một bảng điều khiển | Bảng điều khiển rõ ràng và thân thiện với người dùng, hiển thị tổng quan toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp. |
| Tích hợp thanh toán online | Tích hợp thanh toán trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ dàng thanh toán hóa đơn và chấp nhận thanh toán từ khách hàng. |
| Cổng thông tin khách hàng | Cổng thông tin khách hàng của Zoho Books cung cấp không gian tự phục vụ tạo ra trải nghiệm liền mạch cho khách hàng của bạn để nhận đề xuất, xem ước tính dự án và kết nối với nhóm của bạn. |
| Ứng dụng di động | Ứng dụng di động được thiết kế tốt giúp bạn dễ dàng truy cập các tính năng cốt lõi của Zoho Books mọi lúc, mọi nơi. |
Cùng đi vào chi tiết:
3.1 Tự động hóa quy trình làm việc
Thời gian là tiền bạc. Trong kinh doanh lại càng không thể sai. Tiết kiệm thời gian cho nhân viên, giảm các công việc thủ công nhàm chán là một trong các nhiệm vụ cần được chủ doanh nghiệp ưu tiên.
Zoho Books làm rất tốt việc đó. Zoho Books tự động hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ bán hàng và kế toán tốn thời gian.
Với các công cụ tự động hóa quy trình làm việc của Zoho Books, bạn có thể:
- Tạo báo giá chuẩn
- Tạo và gửi hóa đơn định kỳ
- Gửi lời nhắc thanh toán tự động cho khách hàng có hóa đơn quá hạn.
- Nhận báo cáo tổng hợp định kỳ qua email
3.2 Từ báo giá đến hóa đơn chỉ một click
Một trong những lý do tốt nhất để chọn Zoho Books là việc chuyển báo giá thành hóa đơn cực kỳ đơn giản.
chỉ cần một vài cú nhấp chuột, sau đó bạn có thể kéo và thả nếu cần để tạo hóa đơn của mình.
Phần mềm thậm chí còn lưu thông tin cho bạn nên lần sau khi bạn cần tạo loại hóa đơn tương tự sẽ càng dễ dàng hơn.
3.3 Bảng điều khiển thân thiện với người dùng
Một trong những điều quan trọng nhất cần tìm trong phần mềm quản lý tài chính là bảng điều khiển dễ hiểu và dễ điều hướng.
Trang tổng quan của Zoho Books khá cơ bản nhưng bên trong là hàng loạt tính năng.
Bạn sẽ thấy các nội dung quan trọng, như thu nhập và chi phí, các khoản phải thu và phải trả cũng như dòng tiền,… nhưng chúng được thiết kế rõ ràng và không mang lại cảm giác choáng ngợp.
Zoho Books cung cấp một bức tranh toàn cảnh và rõ nét về các hoạt động bán hàng, thu chi, lợi nhuận khá rõ ràng, minh bạch.
3.4 Thanh toán trực tuyến
Bạn muốn nhận thanh toán một cách an toàn và không có bất kỳ sự chậm trễ không cần thiết nào, đặc biệt là với tư cách là một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại nhờ dòng tiền.
Trong Zoho Books, thanh toán trực tuyến rất đơn giản: Chỉ cần nhấp vào cài đặt và chọn tiện ích tích hợp bạn muốn. Danh sách đầy đủ các cổng thanh toán sẽ hiển thị ở đây.
3.5 Cổng thông tin khách hàng
Zoho Books cung cấp một không gian kết nối vừa đủ giữa khách hàng và doanh nghiệp: Customer Portal.
Tại đây, khách hàng của bạn có thể:
- Xem và quản lý các giao dịch của họ
- Nhận báo giá ước tính
- Kiểm tra thông tin doanh nghiệp
- Tương tác giữ kết nối trong thời gian thực
3.6 Ứng dụng di động
Với app Zoho Books, bạn có thể thực hiện thanh toán, theo dõi thu chi, nhận thông tin chi tiết tức thì, nhận báo cáo tài chính và gửi hóa đơn.
Bạn cũng có thể thêm các widget vào màn hình chính của iphone để xem nhanh thông tin như hình bên dưới.
Ứng dụng di động có sẵn cho thiết bị di động iOS và Android hoàn toàn miễn phí.
Nhân viên của bạn sẽ không bị giới hạn ở “văn phòng”, không sợ gián đoạn công việc và có mặt ngay khi khách hàng cần.
Xem chi tiết toàn bộ tính năng của Books tại đây:
4. Các phiên bản và giá cả của Zoho Books
Ngoài bản miễn phí, Zoho Books bao gồm 5 phiên bản sau:
Standard: Phiên bản dành cho 3 người dùng. Bạn có thể quản lý tối đa 5.000 hóa đơn, đối chiếu các giao dịch, tạo hóa đơn, theo dõi quãng đường và chi phí cũng như quản lý dự án và bảng chấm công.
Professional: Phiên bản dành cho 5 người dùng. Bạn nhận được mọi thứ trong gói Standard cộng với khả năng lập đơn đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng và xử lý nhiều đơn vị tiền tệ.
Premium: Phiên bản này hỗ trợ 10 người dùng. Bạn nhận được mọi thứ trong 2 phiên bản trên và cộng thêm cổng thông tin nhà cung cấp, tên miền tùy chỉnh, công cụ lập ngân sách, khả năng tích hợp với Zoho Sign và Twilio.
Elite: Phiên bản này hỗ trợ 10 người dùng. Nó bao gồm mọi thứ trong gói Premium, cùng với báo cáo dự báo dòng tiền, kiểm soát hàng tồn kho nâng cao cũng như hỗ trợ trò chuyện và gọi thoại qua email.
Ultimate: Phiên bản này hỗ trợ 15 người dùng. Bạn sẽ nhận được 25 modules tùy chỉnh, mọi thứ trong gói Elite và phân tích nâng cao. Bạn có thể xem báo cáo và trang tổng quan theo thời gian thực để theo dõi các số liệu tài chính quan trọng, nhúng báo cáo vào trang web,…
Chi tiết về giá vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn nhé.
5. Cho điểm Zoho Books
Dựa trên một số tính năng cơ bản và so sánh với các phần mềm đã sử dụng, chúng tôi cho điểm như sau:
| Giá cả hợp lý | 10/10 |
| Dùng miễn phí | 10/10 |
| Khả năng tích hợp | 10/10 |
| Lập hóa đơn và thanh toán | 10/10 |
| Báo cáo tài chính và doanh thu | 10/10 |
| Sử dụng linh hoạt trên nhiều thiết bị | 9/10 |
6. Một số thắc mắc liên quan Zoho Books
Tìm vấn đề và câu trả lời của bạn dưới đây, nếu không có, liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé.
6.1 Zoho Books có thật sự miễn phí không?
Có, Zoho Books là một trong số rất ít phần mềm tài chính cung cấp gói hoàn toàn miễn phí. Các doanh nghiệp có doanh thu hàng năm tối đa 50.000 USD đủ điều kiện tham gia gói này.
6.2 Tôi có thể sử dụng Zoho Books miễn phí trong bao lâu?
Zoho Books cho phép bạn dùng thử miễn phí 14 ngày. Hoặc bạn có thể gói miễn phí dành cho doanh nghiệp có doanh thu hàng năm dưới 50.000 USD.
6.3 Đăng ký Zoho Books miễn phí thế nào?
Sử dụng đường link này để đăng ký nhé. Bạn có thể nâng cấp lên các phiên bản cao hơn bất cứ khi nào.
6.4 Doanh nghiệp của tôi phù hợp với phiên bản nào?
Để chọn được phiên bản phù hợp, bạn cần có chuyên gia tư vấn vì Zoho Books cung cấp khá nhiều tính năng.
Các chuyên gia Zoho Books sẽ đưa ra một số câu hỏi để khai thác các nhu cầu và mong muốn của bạn. Từ đó, họ sẽ đưa ra một bảng phân tích nhằm đánh giá việc Zoho Books có đang phù hợp với bạn không, phiên bản nào là tốt nhất.
Đội ngũ MMGROUP có trên 5 năm kinh nghiệm trong việc vận hành và sử dụng Zoho Books. Chúng tôi có thể giúp bạn lựa chọn phiên bản phù hợp. Liên hệ tại đây.
7. Kết luận về Zoho Books
Chúng tôi cho rằng, Zoho Books phù hợp với mọi doanh nghiệp đang có nhu cầu quản lý kinh doanh và tài chính đồng nhất. Cụ thể hơn thì:
Zoho Books phù hợp nhất với:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Doanh nghiệp muốn thiết lập phần mềm kế toán một cách nhanh chóng và không cần phải mất nhiều thời gian học tập.
- Doanh nghiệp muốn tùy chỉnh và sử dụng nhiều năng nâng cao mở rộng khác mà phần mềm kế toán hiện tại không thể đáp ứng
Ngoài ra, các doanh nghiệp siêu nhỏ có thể sử dụng phiên bản Zoho Books miễn phí. Khi tổ chức của bạn phát triển hơn, bạn có thể nâng cấp Books bất cứ khi nào.
